Was hier wirklich Zeit kostet
Nicht das Tippen an sich. Teuer wird es durch das Drumherum: Beleg suchen, Zahlen vergleichen, Rückfragen stellen, korrigieren, weil sich jemand vertippt hat. In vielen Betrieben hängt daran eine halbe Stelle, ohne dass es je jemand ausgerechnet hat.
Moderne Modelle lesen ein PDF oder Foto zuverlässig aus — auch bei krummen Scans und Layouts, die jedes Dokument anders anordnet. Der entscheidende Teil ist aber nicht das Auslesen, sondern was danach passiert.
So läuft die Verarbeitung
- Eingang: Belege kommen per E-Mail-Postfach, Upload-Ordner oder Scanner an — ohne dass jemand etwas umbenennen muss.
- Auslesen: Rechnungsnummer, Datum, Beträge, Steuersätze, Lieferant, Positionen und alles Weitere, was ihr braucht.
- Prüfen: Rechnet die Summe? Passt die Steuer? Kennen wir den Lieferanten? Gibt es die Rechnung schon? Widersprüche fallen sofort auf.
- Kontrollschritt: Unsichere Felder landen in einer kurzen Prüfliste — mit Beleg daneben. Nur was unklar ist, sieht ein Mensch.
- Übergabe: Export nach DATEV, in eure Warenwirtschaft, per API oder schlicht als saubere CSV-Datei.
Kein blindes Vertrauen: Jedes ausgelesene Feld bekommt eine Sicherheitsbewertung. Was das System nicht eindeutig lesen kann, wird markiert statt geraten — lieber drei Belege nachprüfen als einen falsch verbuchen.
Typische Dokumente
- Eingangsrechnungen und Gutschriften für die Buchhaltung
- Lieferscheine und Auftragsbestätigungen zum Abgleich mit Bestellungen
- Ausgefüllte Formulare, Anträge und Fragebögen aus Papier oder PDF
- Verträge: Laufzeiten, Fristen und Kündigungstermine herausziehen
- Stundenzettel und Lieferantenlisten in uneinheitlichen Formaten
Was ihr davon habt
Der Nutzen lässt sich vorher ausrechnen, und das mache ich mit dir: Anzahl Belege pro Monat mal Bearbeitungszeit pro Beleg, gegen die Kosten für Umsetzung und Betrieb. Wenn die Rechnung nicht aufgeht, sage ich es dir — bei fünfzig Belegen im Monat lohnt sich der Aufwand selten, bei fünfhundert fast immer.
Aufbewahrung und Nachvollziehbarkeit: Originalbeleg, ausgelesene Daten und jede spätere Korrektur bleiben zusammen und nachvollziehbar gespeichert. Die konkrete Umsetzung stimme ich mit eurer Steuerberatung ab, damit es zu euren Anforderungen passt.
Aufwand und Preis
Eine Strecke für einen Dokumenttyp mit Anbindung an ein Zielsystem liegt typischerweise bei zwei bis vier Wochen. Vorab bekommst du ein Festpreisangebot. Sinnvoll ist meist ein Test mit fünfzig echten Belegen von euch — danach weißt du, wie gut die Erkennung bei euren Dokumenten wirklich ist, bevor du dich entscheidest.
Passend dazu: der Rechnungs-Extraktor als gebaute Konzeptstudie, sowie Prozesse & Systeme verbinden.