Der teuerste Arbeitsplatz im Unternehmen
Es ist der, an dem jemand Daten aus einem Fenster liest und in ein anderes tippt. Bestellung aus dem Shop ins Warenwirtschaftssystem. Kontakt aus dem Formular ins CRM. Zahlen aus dem CRM in eine Excel-Tabelle, die dann per Mail durchs Haus wandert. Jeder Schritt ist klein, in Summe geht ein Arbeitstag pro Woche dafür drauf.
Der Reflex vieler Anbieter ist, das Gesamtsystem auszutauschen. Das ist teuer, dauert ein Jahr und bringt neue Lücken. Meist reicht es, die bestehenden Systeme sauber zu verbinden.
Was ich dabei baue
- Schnittstellen: Anbindung per API, Webhook, Datei-Export oder Datenbank — je nachdem, was euer System hergibt.
- Abläufe mit Regeln: Wenn eine Bestellung eingeht, passiert A, B und C. Nachvollziehbar definiert, nicht im Kopf einer Person.
- Datenabgleich: Dubletten finden, Adressen vereinheitlichen, Bestände zusammenführen — auch wenn jedes System eine eigene Schreibweise hat.
- Überwachung: Wenn eine Schnittstelle klemmt, erfahrt ihr das sofort und nicht erst, wenn ein Kunde anruft.
- Protokoll: Jeder automatische Schritt ist nachvollziehbar geloggt. Ihr könnt jederzeit belegen, was wann passiert ist.
KI nur, wo sie gebraucht wird: Ein fester Ablauf mit klaren Regeln braucht kein Sprachmodell — der läuft als schlichtes, billiges und zuverlässiges Skript. KI setze ich dort ein, wo Text verstanden oder eingeordnet werden muss. Diese Unterscheidung spart euch laufende Kosten und Ärger.
Typische Automatisierungen
- Formular auf der Website → Kontakt im CRM → Aufgabe für den Vertrieb → Bestätigungsmail
- Shop-Bestellung → Warenwirtschaft → Versandlabel → Kunde informiert
- Eingangsrechnung → Prüfung gegen Bestellung → Freigabe → Buchhaltung
- Wiederkehrende Auswertungen, die montags ohne Zutun im Postfach liegen
- Termine, Erinnerungen und Fristen, die niemand mehr im Kalender nachhalten muss
Wie ich vorgehe
Zuerst schaue ich mir den Ablauf an, wie er heute wirklich läuft — nicht wie er im Handbuch steht. Danach automatisiere ich den Schritt mit dem größten Zeitgewinn und dem kleinsten Risiko zuerst. Ihr seht nach wenigen Wochen etwas Laufendes und entscheidet dann, ob der nächste Schritt folgt.
Keine Abhängigkeit von mir: Ich baue auf gängigen Werkzeugen, dokumentiere verständlich und übergebe den Code. Wenn ihr später mit jemand anderem weitermacht oder es selbst übernehmt, geht das ohne Neubau.
Aufwand und Preis
Eine einzelne Automatisierung zwischen zwei Systemen ist oft in ein bis zwei Wochen erledigt. Größere Umbauten teile ich in Etappen, die einzeln beauftragt und einzeln bezahlt werden — du gehst also nie ein Risiko über den nächsten Schritt hinaus ein.
Passend dazu: Dokumente automatisch auslesen und KI-Assistenten für Anfragen.